Olíudreifing ehf., kt. 660695-2069, Hólmaslóð 8-10, 101 Reykjavík, (hér eftir „Olíudreifing“, „fyrirtækið“,) er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Olíudreifing safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Olíudreifing safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum.

Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

Hjá Olíudreifingu fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Olíudreifing gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Olíudreifing gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

• Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
• Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
• Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
• Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
• Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
• Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

Í starfsemi fyrirtækisins er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Olíudreifing safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Olíudreifing við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Í ákveðnum tilvikum þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsmanna. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini, birgja, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:

• grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
• andlitsmynd
• stéttarfélagsaðild
• bankaupplýsingar
• skattaupplýsingar
• upplýsingar
• úr starfsumsókn
• úr ráðningarsamningi
• úr tímaskráningu
• um launagreiðslur
• um heilsufar
• úr tölvupóstssamskiptum
• um orlof
• um meðlagsgreiðslur
• úr um símanotkun (lengd og tímasetning símtala)
• um námskeiðssókn
• um tjónsviðburði
• um verkefnastöðu
• úr frammistöðukönnunum
• um ástæðu áminningar/uppsagnar
• úr starfsmannasamtölum

Olíudreifing safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um starfsmenn, leigutaka og birgja:

Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

Í þeim tilgangi að gera samninga við viðsemjendur og aðra söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta greiðslur, söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptamenn ásamt reikningsupphæð.

Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Þær upplýsingar sem Olíudreifing þarf að safna til að geta haldið utan um seldar vörur og þjónustu eru einkum nafn, greiðsluupplýsingar, hvað vörur eða þjónusta var keypt og fyrir hvaða upphæð.

Öryggismyndavélar eru á öllum helstu starfsstöðvum fyrirtækisins. Olíudreifing varðveitir myndefni úr öryggismyndavélunum tímabundið en myndefninu er að meginstefnu eytt eftir 90 daga.

Olíudreifing safnar persónuupplýsingum einkum í þeim tilgangi:

• Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.
• Geta veitt ákveðna þjónustu.
• Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
• Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
• Uppfylla lagaskyldu.
• Í öryggis- og eignavörslutilgangi.

Olíudreifing safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

• Til að uppfylla lagaskyldu.
• Til að uppfylla samningsskyldu.
• Á grundvelli samþykkis einstaklinga.
• Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Olíudreifing geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

Þá safnar Olíudreifing að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir en styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá öðurm stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir stofnunin eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

Olíudreifing miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Olíudreifingar um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti. Olíudreifing gæti einnig þurft að deila myndefni úr öryggismyndavélum fyrirtækisins með lögreglu ef krafa er gerð um það. Miðlun þeirra upplýsinga væri framkvæmd á grundvelli lagaskyldu.

Fyrirtækinu er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Fyrirtækið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar fyrirtækið að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Nafn: Olíudreifing ehf.

Heimilisfang: Hólmaslóð 8-10, 101 Reykjavík

Netfang: odr@odr.is

Símanúmer: 550-9900

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.

Heimilisfang: Kalkofnsvegur 2, 101 Reykjavík.

Netfang: dpo@dattacalabs.com.

Símanúmer: 517 3444.

Dragir þú í efa að Olíudreifing meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Olíudreifing vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu Olíudreifingar odr.is

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Síðast uppfært í september 2021